CVS - Die Tagungssoftware für den Organisationsexperten !
Module
Das CVS–System besteht aus diversen Modulen und kann den Bedürfnissen genau angepasst werden. Auch eine spätere Erweiterung ist jederzeit möglich.
Das Basissystem
CVS enthält bereits im Basissystem alle Eigenschaften für die vollständige Planung, Registrierung und Abrechnung einer Veranstaltung. Von der Adressverwaltung bis hin zur Zahlungsliste ist alles enthalten. Dazu gehören auch die Kontingentverwaltung von Hotels und Rahmenprogrammbuchungen, Mahnwesen, umfangreiche Listenauswertungen. Das Veranstaltungscenter erlaubt den direkten Zugriff auf alle Veranstaltungen und mit dem Vouchersystem können auch Namensschilder oder persönliche Programmpläne vorproduziert werden.
Internetregistrierung
Für die Registrierung von Teilnehmern über das Internet ist das Modul Internetregistrierung erhältlich. Das Modul enthält alle notwendigen Komponenten um eine Veranstaltung auf Knopfdruck in das Internet zu stellen. Dabei sind keine html- Kenntnisse notwendig. Auch das Abholen der Registrierungen erfolgt vollautomatisch. Die Aufträge stehen im CVS System sofort zur Verfügung. Siehe auch Demoveranstaltung. Die Internetseiten werden per SSL verschlüsselt.
Elektronischer Zahlungsverkehr
Im Basismodul enthalten sind die Zahlungsarten Bar, Scheck und Überweisung. Der Elektronische Zahlungsverkehr erlaubt die Prüfung und Belastung von Kreditkarten (VISA, AMEX, DINERS, EUROCARD), Lastschriftverfahren mittels Datenträgeraustausch (DTAUS) per Diskette oder Online und ec-online Zahlungen. Konten bei deutschen Banken werden dabei über ein Prüfverfahren vorher auf Plausibilität überprüft (zur Vermeidung von Rücklastschriften bei Tippfehlern).
Kommunikationsmodul
Rechnungen, Bestätigungen oder Voucher aus der Teilnehmerregistrierung können sofort per E-Mail oder per Fax versendet werden. Dies geschieht für den Benutzer völlig transparent im Hintergrund.
Vor-Ort-Modul
Die Teilnehmerregistrierung kann auch vor Ort durchgeführt werden. Der Teilnehmer erhält sofort seine Rechnung und sein Namensschild (Badge). Auch die Bezahlung der Rechungen mit Kreditkarten/ec-Karten (Maestro) stellt kein Problem dar.
Das VorOrt-System enthält alle Buchungen einer Veranstaltung. Wurden die Teilnehmer vor Ort registriert, können diese sofort in das Hauptsystem zurück überspielt werden. Eine Nachregistrierung ist nicht notwendig. Außerdem kann vor Ort auf alle Statistikwerte zurückgegriffen werden. Der Tagungsverantwortliche ist somit jederzeit über den Stand der Buchungen informiert.
Aussteller
Zur Abrechnung der Aussteller (für z.B. Sponsoring oder Vermietung) steht ein separates Modul zur Verfügung. Für jede Kongressveranstaltung können Artikel hinterlegt werden. Die Buchung der einzelnen Positionen – z. B. Miete für Telefon, Stromanschlüsse, Stühle, Tische etc. – werden durch Automatikfelder vereinfacht. Auch an prozentuale Auf.- bzw. Abschläge ist gedacht. So kann ein Standard-Quadratmeterpreis für die Vermietung von Standflächen definiert werden und für z.B. Block oder Kopfstände ein entsprechender Auf- oder Abschlag definiert werden.
Sessionplaner
Der Sessionplaner ist als zusätzliches Modul oder auch als Einzelsystem erhältlich. Der Sessionplaner erlaubt die grafische Planung des wissenschaftlichen Programms einer Veranstaltung.
Ebenso kann die Programmplanung grafisch im Internet dargstellt werden. Interessierte Teilnehmer können sich einen „Persönlichen Plan“ im Internet zusammenstellen und ausdrucken.